Términos y condiciones del servicio Cheki

Versión v1.0-2026-10. Versión en revisión. No vigente: estos términos entran a regir con su publicación definitiva; los negocios piloto firman la versión que aceptan.

1. Partes y aceptación

Estos términos regulan el servicio Cheki, prestado por Friendsoft (razón social, NIT y domicilio por definir), Colombia («Cheki»), a la persona natural o jurídica que lo contrata para su actividad comercial (el «Negocio»), representada por su dueño o representante legal (el «Dueño»).

El Negocio acepta estos términos cuando el Dueño firma el formulario de registro y la Autorización para el tratamiento de datos personales, o cuando empieza a usar el servicio. La aceptación por medios electrónicos (correo, PDF firmado, botón de aceptar) tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. El equipo de Cheki registra la versión aceptada y la fecha.

El servicio está dirigido a comerciantes y se contrata para la actividad económica del Negocio; no es una relación de consumo en los términos de la Ley 1480 de 2011. Cheki aplica de todas formas reglas de información clara y precios anunciados, y concede la semana de prueba de la cláusula 5.8, más favorable que el retracto del artículo 47 de la Ley 1480.

2. Qué es Cheki y qué no es

2.1. Cheki es una herramienta que avisa al Negocio cuando llega un pago por transferencia a una cuenta de Nequi o Bancolombia que el Negocio vigila, y permite que sus empleados confirmen en caja que un pago que un cliente dice haber hecho sí llegó. Funciona leyendo las notificaciones de la aplicación del banco en un celular del Negocio (el «Receptor») o los correos de pago que el banco envía al Negocio y que este reenvía a Cheki.

2.2. Cheki no es una entidad financiera, no es un sistema ni un procesador de pagos, no inicia, recibe, custodia ni transfiere dinero, no tiene acceso a las cuentas bancarias del Negocio y no está vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Nequi, Bancolombia y Daviplata son marcas de sus titulares; Cheki no tiene relación con ellos ni cuenta con su respaldo.

2.3. Cheki informa, el Negocio decide. La confirmación que da Cheki se basa en lo que el banco notificó al propio Negocio. Un aviso de «pago recibido» no es un comprobante bancario, y la decisión de entregar un producto o servicio es siempre del Negocio y de su empleado. El Negocio sigue siendo responsable de conciliar sus cuentas con los extractos del banco.

2.4. El «modo parlante» anuncia en voz alta solo el monto de un pago recibido en los últimos minutos; anunciar no es verificar. Las alertas (pago retenido, pago inusual, Receptor desconectado) son avisos de apoyo y pueden llegar con retraso o no llegar si el celular, la red o el proveedor de notificaciones fallan.

3. Registro, instalación y requisitos

3.1. El equipo de Cheki registra al Negocio y crea la cuenta del Dueño; el Negocio no se registra solo. Para registrarlo, el Dueño entrega el nombre del Negocio, su NIT o cédula, su correo y celular, y firma la Autorización de datos vigente.

3.2. La instalación y configuración están incluidas en el plan, sin costo adicional.

3.3. El Negocio aporta y mantiene: uno o más celulares Android compatibles con conexión a internet y la aplicación del banco instalada y con sesión abierta para el Receptor; un celular para la caja; y, si usa el canal por correo, acceso al correo al que el banco le envía los avisos de pago. El Receptor debe permanecer encendido, conectado y con Cheki autorizado a leer notificaciones; Cheki entrega una guía para cada marca de celular.

3.4. El Dueño declara que es titular o está autorizado por el titular de cada cuenta vigilada y de cada correo configurado, que está facultado para instalar aplicaciones en los celulares que vincula y que leer las notificaciones y correos del banco en sus propios dispositivos no viola los términos que tiene con su banco. Cheki no revisa esos términos.

3.5. El Dueño protege sus credenciales y su segundo factor de autenticación. Cheki nunca pide códigos ni contraseñas por teléfono, WhatsApp, correo ni chat. El Negocio informa de inmediato a Cheki la pérdida o robo de un celular vinculado y puede desvincularlo desde la aplicación.

4. Empleados y PIN

4.1. El Dueño registra a sus empleados (nombre, documento de identidad) y cada uno recibe un PIN personal. El PIN es personal e intransferible; el Negocio responde por las verificaciones hechas con el PIN de sus empleados.

4.2. El Negocio es el empleador y el Responsable de los datos de sus empleados; se obliga a informarles del tratamiento (Cheki le entrega un aviso) y a desactivarlos cuando dejen de trabajar con él.

5. Planes, precios y pago

5.1. Los planes se escogen por el valor recibido al mes en todas las cuentas vigiladas, no por número de pagos. Los planes y precios vigentes son los publicados en https://chekii.co y en la aplicación («Tu plan»). Todos los precios son por mes, en pesos colombianos, más IVA: al precio de cada plan se suma el impuesto sobre las ventas a la tarifa vigente (hoy 19 %), que se discrimina en la factura electrónica. Ningún precio de Cheki se anuncia «IVA incluido». A la fecha de esta versión rigen precios de lanzamiento y, junto a ellos, se publican los precios previstos para cuando termine el lanzamiento (también «más IVA» y sujetos al aviso de la cláusula 5.6):

Precios de lanzamiento. Pueden variar. El fin de los precios de lanzamiento se avisa como cualquier cambio de precio (cláusula 5.6) y aplica solo a las mensualidades que se causen después del aviso. Cada plan tiene además límites de celulares Receptores y de empleados (por ejemplo, Avanzado: 2 Receptores y 10 empleados), publicados en https://chekii.co.

5.2. Sin permanencia. El plan se paga mes a mes y el Negocio puede cancelar cuando quiera, sin penalidad. No hay reembolso del mes en curso ya pagado.

5.3. Cobro. Durante la etapa inicial el equipo de Cheki cobra cada mes manualmente y entrega la factura electrónica correspondiente; el Negocio paga por transferencia a la cuenta que Cheki le indique, dentro de los 5 días siguientes. Cheki puede implementar el cobro automático y avisará con 15 días de anticipación.

5.4. Mora. Si un cargo no se paga en 15 días desde su vencimiento, Cheki puede suspender el servicio hasta recibir el pago; a los 60 días puede cancelar el servicio. Los datos se conservan según la Política de tratamiento de datos.

5.5. Límite del plan. Si el Negocio recibe en un mes más del valor de su plan, Cheki se lo informa en la aplicación y le propone el plan que corresponde; el servicio no se interrumpe por eso dentro del mes. Si la situación se repite, el equipo acuerda con el Dueño el cambio de plan.

5.6. Cambios de precio. Cheki avisa cualquier cambio de precio con al menos 30 días de anticipación por correo y en la aplicación; el Negocio puede cancelar antes de que aplique.

5.7. Plan Aliado. El plan Aliado (gratis, sin límite) se acuerda por escrito con negocios que traen clientes y se rige por su acuerdo particular.

5.8. Semana de prueba. Todo Negocio nuevo tiene una semana de prueba que empieza el día en que el equipo de Cheki instala el servicio en la caja, termina al final del séptimo día calendario, y el equipo confirma al Dueño por WhatsApp la fecha de instalación y el último día de prueba. Durante esa semana el Negocio usa Cheki con el plan escogido. Si antes de que termine el Dueño avisa al equipo, por WhatsApp o en persona, que no sigue, Cheki retira las aplicaciones y no cobra ni factura nada. Los datos del Negocio se tratan entonces como los de un servicio cancelado (Política de tratamiento de datos, conservación). Si no avisa, se entiende que sigue: el primer periodo mensual empieza el día ocho y se cobra según la cláusula 5.3. Antes de que termine la semana el equipo le recuerda al Dueño esa fecha; la semana de prueba nunca se cobra. La semana de prueba se otorga una sola vez por Negocio: un Negocio cancelado que vuelve, o uno que coincide por su identificación tributaria (NIT o cédula) o por sus cuentas bancarias vigiladas con otro ya registrado, no la recibe de nuevo. No aplica al plan Aliado. Para el crédito por referidos (cláusula 6) la semana de prueba no cuenta como mes.

6. Programa de referidos

6.1. Cada Negocio tiene un código de referido en la aplicación («Recomienda Cheki»). Cuando un negocio nuevo lo entrega al registrarse y paga con dinero su segundo mes de suscripción, el Negocio que lo refirió recibe un crédito igual al precio antes de IVA del plan del referido en ese momento, que se aplica automáticamente a sus próximas mensualidades.

6.2. El crédito no se paga en dinero, no aplica a recargas ni al plan Aliado, se pierde al cancelar y no se recupera al volver. Un negocio solo puede ser referido una vez en su vida: un negocio cancelado que vuelve, o uno que coincide por su identificación tributaria (NIT o cédula) o por sus cuentas bancarias vigiladas con otro ya registrado, no genera crédito. Para aplicar esta regla Cheki conserva la identificación tributaria y una huella protegida de las cuentas según la Política de datos. El seguimiento del programa es manual mientras el cobro sea manual.

7. Uso permitido

El Negocio usa Cheki solo para confirmar pagos recibidos en sus propias cuentas, en su actividad lícita. Está prohibido: vigilar cuentas de terceros sin autorización; usar los datos de los pagadores para fines distintos a confirmar el pago (por ejemplo, publicidad o perfilamiento) sin su propia autorización legal; intentar acceder a datos de otros negocios; descompilar, copiar o revender el servicio; introducir notificaciones o correos falsos; o usar Cheki para actividades que infrinjan la ley, incluida la Ley 1273 de 2009. Cheki puede suspender el servicio ante un uso prohibido, avisando al Dueño salvo que la urgencia lo impida.

8. Datos personales

8.1. Cheki trata los datos del Dueño y del Negocio como Responsable, conforme a la Autorización firmada y a la Política de tratamiento de datos (por publicar en chekii.co), que forman parte de estos términos.

8.2. Cheki trata los datos de los empleados y de los pagadores del Negocio como Encargado, en los términos del Anexo de encargado de datos personales, que forma parte de estos términos. El Negocio es su Responsable, debe tener el fundamento legal para tratarlos y exhibe en su punto de venta el aviso de privacidad que Cheki le entrega.

8.3. Cheki usa proveedores en el exterior (Supabase en Brasil, Resend en Estados Unidos, Cloudflare, Google y Meta) listados en la Política; el Dueño autoriza esa transmisión al firmar la Autorización.

9. Propiedad intelectual

El software, las aplicaciones, las marcas, los textos y el diseño de Cheki son de Friendsoft o de sus licenciantes. Cheki concede al Negocio una licencia no exclusiva, intransferible y revocable para usar las aplicaciones y los paneles mientras el servicio esté vigente. Los datos del Negocio son del Negocio; Cheki puede usar datos agregados y anónimos (por ejemplo, cantidad de pagos por hora) para mejorar el servicio. Los logos de los bancos aparecen solo para identificar la cuenta a la que llegó un pago y pertenecen a sus titulares.

10. Disponibilidad, soporte y cambios

10.1. Cheki se presta «tal como está» y en continuo desarrollo. Cheki hace lo razonable para mantenerlo disponible, pero no garantiza una disponibilidad determinada ni que detecte todos los pagos: depende de que el banco envíe la notificación o el correo, de que el celular del Negocio esté encendido y conectado, y de los proveedores listados en la Política.

10.2. Soporte: [email protected] y WhatsApp +57 301 567 1785, de lunes a sábado, 8:00 a 18:00. El equipo responde en el menor tiempo posible; los problemas que impidan confirmar pagos tienen prioridad.

10.3. Cheki puede modificar, agregar o retirar funciones. Un cambio que reduzca de forma importante el servicio se avisa con 15 días; el Negocio puede cancelar sin costo.

10.4. Cheki puede hacer mantenimientos; los avisa en la aplicación cuando los programa.

11. Responsabilidad

11.1. Cheki responde por los daños directos que cause por dolo o culpa grave en la prestación del servicio. Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de Cheki frente al Negocio por cualquier causa no supera el valor que el Negocio pagó a Cheki en los tres meses anteriores al hecho que la origine.

11.2. Cheki no responde por: la decisión del Negocio de entregar bienes o servicios; pagos que el banco no notificó o notificó con error o retraso; reversiones, fraudes o suplantaciones realizadas por terceros frente al banco; fallas del celular, de la red o de la aplicación del banco; uso del servicio contrario a estos términos; ni por lucro cesante o daños indirectos, en lo que la ley permita excluir.

11.3. El Negocio responde frente a Cheki y frente a terceros por el uso que haga del servicio, por la veracidad de la información que entrega y por tratar los datos de sus empleados y clientes conforme a la ley, y mantendrá indemne a Cheki por reclamaciones que se deriven de ello.

12. Duración y terminación

12.1. El servicio es indefinido y se renueva mes a mes.

12.2. El Negocio puede terminar en cualquier momento escribiendo a [email protected] o por WhatsApp; el servicio termina al final del periodo pagado o de inmediato si así lo pide.

12.3. Cheki puede terminar: con 30 días de aviso, sin causa; de inmediato, por uso prohibido, mora según el punto 5.4, o si una autoridad, un banco o un cambio técnico hacen imposible prestar el servicio.

12.4. Al terminar, Cheki bloquea el acceso y borra o anonimiza los datos personales dentro de los 90 días siguientes, salvo lo que la ley obligue a conservar y lo descrito en la Política para el programa de referidos. Antes de ese plazo el Dueño puede pedir una copia de sus totales por día.

13. Comunicaciones

Cheki se comunica con el Dueño por el correo y el celular registrados y por avisos en la aplicación. Las comunicaciones comerciales (novedades, ofertas) se envían solo con la autorización separada del Dueño, en los horarios que permite la Ley 2300 de 2023, y pueden retirarse en cualquier momento. El Dueño mantiene sus datos de contacto actualizados.

14. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de manera directa dentro de los 15 días siguientes a la reclamación escrita; de no lograrlo, podrán acudir a conciliación extrajudicial y, en su defecto, a los jueces competentes de la ciudad del domicilio de Friendsoft, Colombia.

15. Disposiciones generales

Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes. Cheki puede ceder el contrato a una sociedad que continúe prestando el servicio, avisando al Negocio. La versión vigente de estos términos está en Términos y condiciones; los cambios se avisan con 15 días de anticipación por correo y en la aplicación, y seguir usando el servicio después implica aceptarlos, sin perjuicio del derecho a cancelar.

Documentos que forman parte de estos términos: Autorización para el tratamiento de datos personales (v1.0-2026-10), Política de tratamiento de datos personales, Anexo de encargado de datos personales.

Dudas sobre este documento: [email protected] o WhatsApp 301 567 1785.